Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung sowie Weitergabe der Daten (eveeno)
Die ZBE WORLDFACTORY der Ruhr-Universität Bochum (RUB) setzt die Event-Software eveeno zu Zwecken der Verwaltung ihrer Veranstaltungen im Kontext Wissenschaftsdialog mit der Gesellschaft ein, dazu zählen An-/Abmeldung, Wartelisten und Teilnahmebescheinigungen. Diese Software wird angeboten von Andreas Bothe, Ellenbogen 8, 91056 Erlangen, Deutschland.
Innerhalb der ZBE WORLDFACTORY haben ausschließlich Personen Zugang zu den verarbeiteten Daten, die mit der Organisation der entsprechenden Veranstaltung betraut sind.
Die RUB verarbeitet die zur Anmeldung von Teilnehmern an Veranstaltungen des Auftraggebers erforderlichen Daten wie Anrede, Vorname, Name und Mailadresse.
Neben den für die Anmeldung und Buchungsabwicklung erforderlichen Daten, verarbeiten die Server der eveeno temporär die Verbindungsdaten Ihres Rechners, wie sie bei Webseiten üblich sind.
Im Sinne der Veranstaltungsverwaltung erhalten auch Personen außerhalb der ZBE WORLDFACTORY Zugang zu den Daten, sofern sie als Referenten der Veranstaltung involviert sind. Dies kann sowohl Personal innerhalb der RUB, als auch außerhalb der RUB (im Falle einer campusübergreifenden Veranstaltung) betreffen.
Die Firma eveeno verarbeitet die Daten in dem Veranstaltungsportal im Auftrag der ZBE WORLDFACTORY. Neben den oben angegebenen, für die Anmeldung und Buchungsabwicklung erforderlichen Daten, verarbeiten die Server der eveeno temporär zusätzlich die IP-Adresse der Nutzenden, welche einmal zusammen mit den Anmeldedaten und einmal separat in logfiles gespeichert werden (s.o.). Eveeno arbeitet konform mit der europäischen Datenschutzverordnung (DS-GVO).
Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Anmeldemaske zur jeweiligen Veranstaltung dient allein zur veranstaltungsbezogenen Buchungsabwicklung sowie in anonymisierter Form zu Auswertungszwecken.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Veranstaltungsanmeldung übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO sowie §2 „Aufgabenbereiche“ der Satzung für die ZBE WORLDFACTORY der Ruhr-Universität Bochum vom 15. Juni 2023.
Dauer und Ort der Speicherung
Die Speicherdauer der personenbezogenen Daten, die in das Anmeldeformular eingetragen werden, zusammen mit den verbundenen IP-Adressen umfasst den Zeitraum von Anmeldung bis maximal drei Wochen nach Durchführung der Veranstaltung bzw. bei einer Veranstaltungsserie bis maximal drei Wochen nach Durchführung der letzten Veranstaltung der Serie.
Spätestens nach Ablauf der genannten Frist werden die im Rahmen des Anmeldeprozesses erhobenen Daten gelöscht, was gleichzeitig eine Löschung der Daten auf den von eveeno genutzten Systemen/Servern hervorruft.
Die IP-Adressen, die getrennt von den Teilnehmer*innendaten durch eveeno unverschlüsselt in logfiles gespeichert werden, werden unabhängig davon nach 14 Tagen gelöscht.
Die Datenspeicherung erfolgt innerhalb der EU.
Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeiten
Der Nutzer/die Nutzerin hat jederzeit die Möglichkeit, seine/ihre Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die Zukunft zu widerrufen. Nimmt der Nutzer/die Nutzerin per E-Mail-Kontakt mit uns auf (worldfactory-transfer@ruhr-uni-bochum.de), so kann er/sie der Speicherung seiner/ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation/Buchungsabwicklung nicht fortgeführt werden.
Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme/ Veranstaltungsbuchung gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.